谷歌、苹果、维珍集团的会议缩减法

可以马上将你花在会议上的时间缩短三分之一吗？

你最近参加了一个很了不起的会议？多数人并不这样觉得。绝大多数的会议的组织都很糟糕，设备也很糟糕，极度没有效率。

Clarizan公司在2015年做的一项调查显示，35%受调查的人表示他们参加的会议是浪费时间。如果有12个人坐在一起开一小时“浪费时间”的会议，那么实际上他们浪费了12个小时！这浪费的12个小时的产出时间，通常只是用来展示或者回顾一些信息，而这件事情分明可以通过一个不同的方式在几分钟内完成。

然而据南希•克恩公司的统计，每天有1100万个会议在美国召开！

会议为什么很糟

为什么绝大多数的会议都那么糟糕？

会议开始得比计划晚。无论是由于缺乏专业性，还是由于很多人真的被上一场会议拖住了，绝大多数会议都会被延迟。这变成了一种文化现象，会议开始得晚使得人们与会时间也会晚。当人们知道了会议在准点的五到十分钟内不会开始时，他们就不会准时出现了。当有一打人、几百人，或者甚至上千人的组织坐在一起等其他人到来时，这些时间加起来占据一年的好多小时。

会上有一些不合适的人。原本的想法可能是“一旦有疑问了，就邀请他们参加会议！”，但是这事实上是在浪费被邀请人的时间（而这些人有可能没有专业上的勇气说“不用了，谢谢”），如果让他们提问或者是提供一些什么是很勉强的事情，那么这对于会上所有其他的人来说也是在浪费时间。

帕金森的“琐事定律”。这一定律也被翻译为“芝麻绿豆定律”，它是在说组织通常将绝大多数时间花在琐碎的小事上，而将极少的时间花在最重要的事件上。讲一个故事：某协会要做出几个决定，而这些决定有关一个昂贵的核电站。对于这件事的通过进行得非常迅速，因为这一话题太复杂了，以致绝大多数人都没有参与权。然而当涉及要为员工设计一个自行车车棚时，就需要花很多时间征求意见和争论，因为每个人都能理解这个小的项目。

会议不合常理地打乱一天的计划，而且经常会干扰正在做的事情，破坏自己的巅峰状态。

会议由不合适的人掌控。由于人的天性使然，过度自信或是性格外向的人更倾向于去掌控整个会议的交流——这就可能导致那些懂得更多但是不习惯分享的人在会议上不被注意。

马克•库班的会议准则

用他们的话说……

除非事关公司要开支票，不然永远都别开会。

——马克•库班，亿万富翁，达拉斯小牛队的老板，也是一位企业家，同时也是创业节目《鲨鱼坦克》的投资嘉宾

在我为这本书做研究的时候，我试图联系几百个非常成功的人士。根据我的设计，我想要接触世界上最成功的人，我知道他们一天也只有1440分钟，所以不回复我也是很正常的。

但是真的让我惊讶的是，在我发出邮件后仅仅61分钟，身家亿万的企业家马克•库班就回复了我的邮件。

以他典型的直接又切题的风格，库班就时间管理方面描述了他处理会议的方式。

达斯汀•莫斯科维茨的无会议周三！

如果你觉得马克•库班的建议有一点极端或者是不太可行的话，也许你可以每周选一天不要开会。

在本书的一次采访中，达斯汀•莫斯科维茨分享了他的“无会议周三”原则，以此来提高生产力，这一方法他是从脸书带来的。

用他们的话说……

一周中确定一天，让你及团队专注于个人的工作，不要有会议等事情的干扰。在Asana[1]，我们有“无会议周三”，以促进公司内的业务流动，提高生产率。

——达斯汀•莫斯科维茨，团队高效协同工作程序Asana及脸书的联合创始人

很多人都已经习惯了这一会议暂停日，并且把这一天称为“制造者日”。之所以这样叫，是因为在这一天，大家都不会互相打扰，专注于处理自己的事情，有所“制造”，特别是需要在处理最重要的任务（要务）上取得进展时，这一天尤为重要。

[1] Asana软件公司，由脸书的联合创始人达斯汀•莫斯科维茨（Dustin Moskovitz）以及脸书的前工程师贾斯汀•罗森斯坦（Justin Rosenstein）创办，主要向用户提供可以更加高效协同工作的在线软件。——译者注

如何制订高效的会议议程

如果你必须要参加一个会议，成功人士都知道，高效的会议首先要提前发布合理安排的议程。制订高效会议议程的秘诀包括：

•在开会之前向与会者寻求关于会议议程方面的意见，以避免突然出现新的议题，使会议偏离最初的目标。

•明确指出会议目的。

•明确指出谁是会议主持人。

•确认所有受邀参会人员。参与会议的人员越少越好，但是也要确保不要遗漏重要人员。在谷歌，与会人员一般限制在十人甚至更少。众所周知，在苹果，如果员工不能提出一个好的理由使他留在会议上，史蒂夫•乔布斯会把他们赶出会议室。

•尽可能列出会议的议题，以便让参会人员做出决定。

•将每个议程安排的预估时间标注在议程后，以便参会者掌握会议进度；确保预估时间是切实可行的。

谷歌风投的秘密武器

谷歌风投合伙人杰克•纳普提倡在会议期间用一个机械钟进行倒计时。他在参观自己孩子的教室时发现了这种特别的时钟，叫时间计时器。

老师们都把这种时钟称作“神奇的时钟”。这种时钟有不同的型号——在亚马逊上的价格大约是25美元——时间计时器用电池供电，钟面也足够大，会议室的参会人员都能看到。红色表盘慢慢旋转，没有声音，只显示会议剩余的时间。那为什么不直接在手机上设一个闹钟呢？正如杰克•纳普在发行平台Medium[1]上写的：

时间计时器远比屏幕上的计时app要好。因为这种时钟是一种物理装置，调节简单，而且人们不可能忽视它的存在。

玛丽莎•梅耶尔在谷歌任职期间，开会时会将投影仪连接到笔记本电脑上，在墙上投射出一个巨大的倒计时器，她因此为大家所熟知。我敢说她在雅虎也还在用这个！

[1] Medium，由推特联合创始人埃文•威廉姆斯（Ev Williams）创办的轻量级内容发行平台，允许单一用户或多人协作，将自己创作的内容以主题的形式结集为专辑（Collection），分享给用户进行消费和阅读。——译者注

史蒂夫•乔布斯式的会议方法

1999年，一支心理学家组成的队伍做了一项研究，研究对象是坐着开会和站着开会的56组人员。其研究结果发表在了《应用心理学》杂志上：

坐着开的会议和站着开的会议相比，时间长34%，但是并没有做出更好的决策。

在另一个研究中，圣路易斯市华盛顿大学的研究人员发现，站着开的会议效果远远比坐着开的会议要好。他们在《社会心理与人格科学》的报告中指出，站着开会让人们合作更融洽，更乐于分享观点与想法，参与度更高，能创造出更多解决问题的方法。

我对于自己第一次做成一项业务的画面仍记忆犹新。鲁迪•科森是一家并购公司的CEO，我第一次去他的小办公室时，还没坐下，他就立马跳起来说：“我们出去走走吧！”30分钟后，我们达成了200万美元的交易。

同样，维珍集团创始人，理查德•布兰森也不是一个传统会议的爱好者。他在他的博客中写道：

我最喜欢的一个方法就是让大部分会议都站着开。我发现这样谈生意、做决定、完成交易会更快。如果有机会，我喜欢更进一步，也就是散着步开会。

史蒂夫•乔布斯因为其长时间的散步开会而为员工所诟病，但是这种方式却已经被马克•扎克伯格及杰克•多西采纳。

十分钟会议好在哪里

为什么所有的会议似乎都默认要持续30分钟或者一个小时？好像是人们特意选择这么长时间，因为这是Outlook日历中默认的时间间隔。我们都知道一项工作不管分配多少时间，人们总会下意识填满它。

2006年，玛丽莎•梅耶尔还在谷歌任职（她现在负责雅虎的运营），当时她接受《彭博商业》的采访，说她一周要开70场会。想要把这些会议强行安排进来，唯一的方法就是把“30分钟”的时间段分配给若干小型会议，有时每个会议可能只有5分钟或10分钟。

用他们的话说……

会议或电话的默认时长，不管是对内还是对外，都应该限定在20分钟；比这更长就应该是例外了……即使只是把会议从30分钟改到了20分钟，一天之内你也可以增加4～6个要参加的会议、要打的电话或者要赴的约。

——瑞安•德尔克，Gumroad[1]发展领导人

理查德•布兰森经常表达他对开会的反感。在他分享的一篇博文中写道：

只有一个话题的会议竟然要持续5～10分钟，真是少见。

[1] Gumroad，互联网创业公司，主营付费连接业务。

开会时，禁止携带手机

在商业会议中你会查收手机的短信或邮件吗？

南加州大学马歇尔商学院的研究表明，如果你的答案是肯定的，这会让你的老板和同事很恼火。他们的研究表明：

86%的人认为正式会议期间不应该接电话。

84%的人认为正式会议期间不应该发短信或写邮件。

75%的人认为正式会议期间不应该看短信或邮件。

66%的人认为任何会议期间都不应该发短信或写邮件。

至少有22%的人认为任何会议期间都不应该使用手机。

为什么这么多人，特别是比较成功的人士，觉得不应该在会议上使用手机？因为当你在使用手机时，表明：

缺乏尊重。你认为手机上的消息比会议中的对话更重要，会议之外的人比现在坐在你面前的人更重要。

缺少注意力。你没有办法做到一心多用，同时处理多项任务本来就不可能。

没有倾听。你并没有把注意力集中在需要认真听的事情上。

没有能力。你就像是现代社会中的“巴甫洛夫的狗”，手机一振，就赶快回应别人的召唤。

要想充分利用会议期间的宝贵时间，与会者应该把手机调至静音，放在口袋里，不再拿出来。

利用每日的碰头小会减少其他会议时间

会议会越开越少吗？

多年来，我和很多顾问合作过，但是只有威恩•哈尼什曾告诉过我让公司迅速壮大并取得成功的要诀。哈尼什是企业家联合会的创始人，这是一个充满传奇色彩的组织，同时他也是Gazelles网站的CEO，书籍《崛起》（Scaling Up）的作者。他的工作经历给他最大的体会，就是领导层的前进速度决定了企业的发展速度：只有领导层向前发展了，公司的其他部门才能跟着发展。要想确保每个成员都发展迅速且步调一致，确定会议节奏就变得至关重要——其中最重要的就是每日的碰头小会。

起初，我对此表示怀疑。

每日碰头小会就是你和团队成员快速碰头的会议，一般安排在每天同一时间，每次不超过15分钟。

我很快发现，每日碰头小会一旦确立，就会减少许多时间较长的一次性会议，同时减少的还有电话和邮件，而且对包括员工参与和交叉销售在内的其他变量也产生了重大影响。

每日碰头小会应该包括以下三项：

事件——过去的24小时中的重要内容，特别是和其他团队成员有关的方面。

数字——检查日常指标，无论是销售、转换率或是小部件生产。

问题——你被什么东西“卡住”了吗？这可能是亟待解决的难题，需要消除的繁文缛节，抑或是需要解答的问题。

用他们的话说……

“例行公事给你自由”是一句魔咒，把正在崛起的公司中的工具和方法结合在一起，其中就包括每天15分钟和团队成员（还有合伙人）的碰头小会，这样每人每天节省的时间加起来就有一个多小时，你就有机会在问题恶化之前发现端倪，抓住眼前的机会，立即采取措施，及时进行补救。“要想跑得快，节奏先加速。”

——威恩•哈尼什，Gazelles网站CEO

每日碰头小会一定要保持在15分钟！如果时间变长，人们就不会愿意再参加了。让每个人的发言尽量简短，任何不能立即解决的、“卡壳”的地方都要先跳过。

如果你是一名……这要怎么实现呢

企业家：减少参会时间会让你有更多的时间来提升产品质量。

职场人士：减少参会时间会让你有更多的时间来指导团队成员。

自由职业者：减少参会时间会让你有更多的时间来开发新客户。

学生：学习小组真的会对写作业有帮助吗？你愿不愿意把时间留出来自己学习？

家长：为了支持家庭教师协会（PTA）、足球联赛或者其他的社区活动，你参加了几次会议？少参加几次会有什么影响吗？

秘诀八

当其他所有形式的沟通都不起作用时，安排并参加会议是最后的解决办法。

看看日程表上未来一周的会议安排。如何减少甚至不让这些事情占据你的时间？